Какие документы нужны для подтверждения расходов на приобретение авиабилетов при сдаче авансового отчета

Вопрос:

На предприятии есть сотрудник, который иногда приобретает билеты для командируемых сотрудников. Рассчитывается сотрудник за билеты корпоративной картой и предоставляет авансовый отчет.

Сотрудник предоставил:

1. квитанцию электронного билета (Аэрофлот), в которой содержатся сведения о маршруте, но нет стоимости билета.
2. кассовый чек от организации, занимающейся продажей билетов. В чеке указано, что оплата получена за авиабилет, ж/д билет и сумма, N билета не указан.
3. слип
4. выписку банка по корпоративной карте сотрудника

Достаточно ли данных документов для принятия авансового отчета к учету?

Ответ:

Если авиабилет приобретен в электронной форме, то подтверждающим расходы на его приобретение является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета.

Обоснование:

Билет, багажная квитанция, иные документы, используемые при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, могут быть оформлены в электронном виде (электронный перевозочный документ) с размещением информации об условиях договора воздушной перевозки в автоматизированной информационной системе оформления воздушных перевозок (п.3 ст.105 Воздушного кодекса РФ).

Форма электронного пассажирского билета установлена в приложении к приказу Минтранса России от 08.11.2006 N 134 (далее - Приказ N 134).

Билет имеет следующую структуру: электронный полетный купон (число купонов может составлять от одного до четырех - в зависимости от количества рейсов), электронный контрольный купон, электронный агентский купон, маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). При этом наличие электронного полетного купона и маршрут/квитанции обязательно.

Маршрут/квитанция, электронный полетный, электронный контрольный, электронный агентский купоны содержат следующие сведения о перевозке пассажира и багажа: сведения о пассажире; наименование и (или) код перевозчика; номер рейса; дату и время отправления рейса; наименования и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения для каждого рейса; тариф; итоговую стоимость перевозки; форму оплаты; сборы (если применяются); наименование и (или) код класса бронирования; код статуса бронирования; дату оформления; наименование агентства/перевозчика, оформившего билет; норму бесплатного провоза багажа (по усмотрению); уникальный номер электронного билета.

Следует отметить, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и оформляется и выдается (направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети) пассажиру обязательно.

Таким образом, если авиабилет приобретен в электронной форме, то подтверждающим расходы на его приобретение является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Пятовол Светлана Владимировна