Переход на электронные трудовые книжки

Вопрос:

Законодательно с января 2020 года введены нововведения по кадровому делопроизводству, касаемые возможности введения в гос. учреждениях электронной трудовой книжки для работников.

Обязательно ли брать с работников заявления о переходе на электронную трудовую книжку или об ее отказе (бумажный вариант ведения труд. книжки)?

По закону требуется ли специалисту по кадрам брать заявления со всех работников учреждения о переходе на электронную трудовую книжку или только брать заявления с вновь пришедших лиц, оформляемых на работу?

Ответ:

В соответствии со статьей 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ:

В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1. Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
2. Подготовка и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;
3. Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;
4. Уведомление по 30 июня 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в порядке, предусмотренном частью 2 настоящей статьи, сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66_1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Таким образом, исходя из данной статьи, делаем вывод, что до 30 июня 2020 года необходимо уведомить каждого работника в организации.

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном варианте или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66_1 Трудового кодекса Российской Федерации ("электронная трудовая книжка").

Вынудить работника подать заявление нельзя.

В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (то есть в бумажном варианте). При этом, право перехода на "электронную трудовую книжку" остается у работника и он может им воспользоваться в любое время, путем подачи соответствующего заявления.

Брать заявления, в случае их подачи, необходимо со всех работников.

Формирование сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, осуществляется в соответствии со статьей 66_1 Трудового кодекса Российской Федерации ("электронные трудовые книжки"), а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель должен выдать трудовую книжку на руки, после чего он будет освобожден от ответственности за ее ведение и хранение.

Таким образом, заявления о переходе на электронную трудовую книжку или об ее отказе (бумажный вариант ведения трудовой книжки) необходимо брать с каждого работника, который изъявил желание подать заявление. В случае если работник не подал ни одного из заявлений, работодатель продолжит вести трудовую книжку. При этом право на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки будет сохранено у работника и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Также у работника сохранится право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Как работающие, так и вновь пришедшие лица имеют право подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку или об ее отказе (бумажный вариант ведения трудовой книжки) или отказаться от подачи заявления. В таком случае для лиц, поступивших на работу до 31 декабря 2020 года, необходимо будет продолжить вести бумажные трудовые книжки, а для работников, пришедших после 31 декабря 2020 года, существует два варианта:

• если работник подавал заявление на ведение бумажной электронной книжки на прошлом месте работы, то данное волеизъявление будет распространяться и на новое место работы;
• если работник впервые приступает к трудовой деятельности, то сведения о его трудовой деятельности ведутся только в электронной форме.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Щербуха Анастасия Александровна