Налог на прибыль: учет представительских расходов работника, направленного в командировку

Вопрос:

Работник, направленный в командировку, в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества проводит встречи в ресторане. По возвращении из командировки работник предъявил к оплате документы, подтверждающие факт оказания услуг рестораном. Вправе ли в связи с вышеуказанной ситуацией организация учесть в расходах для целей налогообложения прибыли организаций расходы на оплату услуг ресторана?

Ответ:

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях главы 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На основании подпункта 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 НК РФ.

Пунктом 2 статьи 264 НК РФ определено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для учета представительских расходов не имеет значения, что представительское мероприятие проводится по месту нахождения клиента, следовательно, представительские расходы могут быть произведены в командировке.

При этом особенности документального оформления (подтверждения) представительских расходов статьей 264 НК РФ не установлены, в связи с чем к учету представительских расходов применяются общие требования статьи 252 НК РФ о наличии первичных документов о расходах на приобретение соответствующих товаров, работ, услуг. В свою очередь, требования к первичным документам определены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Документами, подтверждающими расходы, с учетом формы проведения представительских мероприятий могут являться, в частности, счета на оплату, товарные чеки, кассовые чеки, накладные, договоры об оказании услуг, акты сдачи-приемки оказанных услуг.
Из писем Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 и ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 следует, что дополнением к первичным документам является отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В нем отражаются цель представительских мероприятий, дата, место проведения, состав участников, программа мероприятий, результат переговоров (необязательно положительный), величина расходов на представительские цели. Подобной информации должно быть достаточно для обоснования связи произведенных расходов с проведенным представительским мероприятием. Документы, подтверждающие представительские расходы, произведенные работником в командировке, прикладываются к авансовому отчету.

При этом составление плана представительского мероприятия, сметы расходов, издание приказа о проведении представительского мероприятия для целей учета расходов по налогу на прибыль организаций не являются обязательными.

Афиногенова Г.Н.,
главный специалист-эксперт
ФНС России