На каких документах можно ставить факсимиле

Вопрос:

На каких документах можно ставить факсимиле?

Ответ:

Понятие факсимиле законодательно не определено, однако на практике факсимиле представляет собой разновидность штампа, на котором указывается подпись должностного лица в натуральную величину или, иными словами, клише-печать, воспроизводящую собственноручную подпись лица.

Гражданским кодексом РФ установлено, что допускается использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (пункт 2 статьи 160 ГК РФ).

В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон (письмо МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи").

Из пункта 2 статьи 160 ГК РФ следует, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с обычной подписью. При этом контрагенты условие об использовании факсимиле могут отразить в тексте договора либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между сторонами данным способом. В противном случае при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, подписанному с помощью факсимиле, суд может вынести решение о признании такого договора незаключенным.

Следует отметить, что не все документы могут быть заверены факсимиле.

Так, факсимиле нельзя подписывать (либо такое подписание влечет значительные риски и возникновение споров с контролирующими органами) следующие документы:

• доверенности (письмо МНС РФ N 18-0-09/000042);
• счета-фактуры и первичные учетные документы (накладные, акты и прочие оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет) (пункт 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ, часть 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", письма МНС РФ N 18-0-09/000042, Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48, от 17.06.2009 N 03-07-09/31, от 28.04.2009 N 03-07-09/24, от 22.01.2009 N 03-07-11/17, ФНС России от 07.04.2005 N 03-1-03/557/11, от 14.02.2005 N 03-1-03/210/11);
• трудовые договоры (статья 67 Трудового кодекса РФ).

Учитывая законодательные пробелы в регулировании использования факсимильной подписи, позицию контролирующих органов и противоречивую судебную практику, субъект может понести значительные риски наступления неблагоприятных последствий использования факсимиле.

Поэтому рекомендуем использовать факсимиле на документах, не подразумевающих значительную материальную или иную ответственность, на копиях подписанных в установленном порядке документов, при подписании документов справочно-информационного характера: приглашений, извещений и др.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Щербуха Анастасия Александровна