О сроках хранения аннулированных документов

Вопрос:

Подскажите, какие сроки хранения имеют подлинники замененных и аннулированных документов. Через какое время их можно списывать?

Переформулируем вопрос так:

Необходимо ли хранить проектную и рабочую документацию до изменения? Если да, то какие сроки хранения замененной документации?

Ответ:

В соответствии с п.4.1 ГОСТ Р 21.1003-2009 организации должны обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации (п.4.4 ГОСТ Р 21.1003-2009).

Согласно п.4.5 ГОСТ Р 21.1003-2009 в состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

• подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;
• разрешения на внесение изменений.

Таким образом, проектная и рабочая документация до изменений относится к подлинникам, которые должны подлежать учету и хранению, если иное не оговорено в Договоре на выполнение проектных работ.

Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182 (далее - Перечень) (п.4.3 ГОСТ Р 21.1003-2009).

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4 звеньям (группам) организаций (п.1.4. Перечня).

Перечень состоит из 13 разделов. В четвертом разделе содержатся типовые архивные документы о градостроительном планировании развития территорий и поселений, проектировании объектов недвижимости (п.2.2. Перечня).

Сроки хранения зависят в зависимости от разных условий реализации (осуществленные проекты, неосуществлённые, новое строительство, реконструкция, капитальный ремонт и т.д.). В связи с чем, срок хранения следует определить по номерам статей 461, 462, 463, 464, 476, 477, 478, 482, 488 Перечня.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Плетцер Алина Станиславовна