Утеря авиабилета

Вопрос:

Сотрудник был направлен в командировку. Предприятием был приобретен билет на дату возвращения из командировки - 07.07.2016. На основании приказа срок командировки был продлен. Сотрудник самостоятельно произвел обмен первоначального билета на билет с датой вылета - 08.07.2016 (этой же авиакомпании). При возвращении из командировки сотрудник предоставил: авиабилет с датой вылета 07.07.2016, посадочный талон от 08.07.2016, авиабилет с датой вылета 08.07.2016 был утерян. То, что сотрудник находился в городе командирования 08.07.2016 подтверждают и счета из гостиницы. Может ли предприятие без рисков принять расходы на проезд как командировочные расходы?

Ответ:

В случае утери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.

Обоснование:

Согласно п.2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

На основании п.84 Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей", утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.

Оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) для целей налогообложения, являются:

• сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
• посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту (письма Минфина 4 февраля 2014 года N 03-03-06/1/4391, от 29 января 2014 года N 03-03-07/3271).

Также в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, может быть принята справка, выданная авиаперевозчиком или его представителем, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию (письмо Минфина России от 7 июня 2013 года N 03-03-07/21187, Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 5 февраля 2010 года N 03-03-05/18).

Лежнева В.В.,

эксперт в области бухгалтерского учета и налогообложения