Сроки хранения бухгалтерских документов и порядок их утилизации

Вопрос:

Просим вас разъяснить сроки хранения бухгалтерских документов и порядок их утилизации, а именно:

• банковские выписки и платежные поручения;
• акты выполненных работ, полученные;
• акты выполненных работ, выданные;
• кассовые документы;
• акты на приход и списание материалов.

Никакие проверки в организации не проводились.

Просим вас также разъяснить, что означает следующее примечание (с 2016 года появилось примечание для некоторых видов документов: "при условии проведения проверки (ревизии), что это означает, кто должен проводить такую проверку, и как она должна оформляться).

Ответ:

Первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.

Обоснование:

Согласно п.2 ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет.

пп.8 п.1 ст.23 НК РФ устанавливает несколько иные сроки, налогоплательщик обязан:

"8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом"

Следует помнить и о том, что сроки хранения первичных документов регламентируются архивным законодательством, приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который устанавливает пятилетний срок хранения первичных документов.

Что касается примечания "При условии проведения проверки (ревизии)", которое встречается для некоторых документов, в том числе и в Перечне типовых управленческих архивных документов, утвержденном приказом Минкультуры, то здесь речь идет о налоговой проверке и за нарушение сроков хранения документов, установленных приказом Минкультуры, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить и подтвердить эту процедуру соответствующими актами.

Документы для уничтожения выбирает экспертная комиссия, которую соответствующим приказом, утверждает руководитель. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации, которые в ходе проведения экспертизы отберут документы с истекшим сроком хранения и по итогам отбора составят акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В акт должны быть включены все дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется. Затем оформляется протокол, который подписывают председатель комиссии и все члены. Далее организация может уничтожить дела, включенные в акты двумя способами: самостоятельно (например, измельчить шредером) или передать на утилизацию сторонней организации с оформлением накладной. Выбранный способ следует указать в акте об уничтожении.

Таким образом, первичные документы следует хранить не менее пяти лет, а по истечению срока хранения их можно уничтожить.

Могутова С.В.,

эксперт в области бухгалтерского учета, ценообразования и сметного дела в строительстве