Пенсионный фонд о передаче сведений для электронных трудовых книжек

Электронные журналы серии "Теория и практика для кадровика" N 3 март 2020 год
Проект "Помощник кадровика: Эксперт"

Пенсионный фонд России (ПФР) напомнил работодателям о том, что, начиная с 2020 года, необходимо направлять в систему ПФР сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек. В 2020 году данные нужно передавать ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 1.6 Приложения N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений").

Передавать в ПФР необходимо информацию о следующих кадровых событиях (Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п):

• - прием на работу;
• - постоянный перевод работника на другую должность;
• - увольнение;
• - переименование организации-работодателя;
• - установление (присвоение) работнику квалификации, разряда, класса, категории, чина по профессии (должности);
• - лишение работника права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
• - подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной);
• - корректировка (исправление) ранее предоставленных сведений (например, восстановление сотрудника на работе или подача им заявления о ведении электронной трудовой книжки, если ранее он подавал заявление о ведении бумажной).

Пенсионный фонд также обратил внимание работодателей, что наряду с информацией о кадровых мероприятиях 2020 года в ней должно быть отражено последнее кадровое мероприятие у нынешнего работодателя по состоянию на 1 января 2020 года (п. 1.7 Приложения N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Иными словами, при передаче сведений в ПФР впервые в отношении любого работника работодатель передает также последнюю запись из трудовой книжки работника, которую он внес в трудовую книжку работника, даже если такая запись имела место в 2019, 2018, 2017 году или ранее.

Например, работник был принят на работу в 2017 году, в 2019 году был переведен на другую должность, а в феврале 2020 года подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае в ПФР передается информация о переводе в 2019 году и о заявлении, поданном в 2020 году.

Сведения о трудовой деятельности работников передаются в ПФР по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД утвержден Приложением N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.

Передача сведений происходит в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда. Представить информацию можно через личный кабинет страхователя (работодателя) на сайте ПФР, специализированного оператора связи или клиентскую службу ПФР. Работодатели с численностью работников свыше 25 человек сдают отчетность в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Если численность работников организации составляет менее 25 человек, отчет по форме СЗВ-ТД можно подать на бумажном носителе (п. 1.9 Приложения N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Сведения для цифровых трудовых книжек направляются всеми компаниями и предпринимателями с наемными работниками. Обратите внимание, что сведения о внешних и внутренних совместителях предоставляются независимо от того, производятся записи о работе по совместительству в бумажную трудовую книжку или нет (п. 1.4 Приложения N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Сведения о дистанционных работниках также подлежат передаче в ПФР (п. 1.4 Приложения N 2 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

Пенсионный фонд также напомнил, что до 30 июня 2020 года включительно всем работодателям необходимо под подпись проинформировать работников о праве выбора формы трудовой книжки и принять от них до конца года соответствующее заявление о ее сохранении или переходе на электронную версию (Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В системе "Помощник кадровика: Эксперт" содержатся справки:

• - "Трудовая книжка": приведена подробная пошаговая инструкция по действиям работодателя в 2020 году в связи с переходом на электронные трудовые книжки;
• - "Индивидуальный (персонифицированный) учет в кадровом делопроизводстве": дана информация о передаче сведений в ПФР;
• - "Примеры заполнения электронной трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД)": представлены образцы заполнения формы СЗВ-ТД на различные кадровые события.

Также рекомендуем ознакомиться с консультациями, в которых даны подробные разъяснения экспертов по теме электронных трудовых книжек: "Электронные трудовые книжки", "Заполнение электронной трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД)", "Электронные трудовые книжки, в том числе для совместителей (форма СЗВ-ТД)".

В системе "Помощник кадровика: Эксперт" также содержатся образцы кадровых документов, необходимых для перехода на электронные трудовые книжки: уведомление работника о переходе на электронные трудовые книжки, заявление работника о ведении электронной трудовой книжки, заявление работника о ведении трудовой книжки на бумажном носителе.