Предоставление отпуска вне графика

Вопрос:

Возможно ли предоставление отпуска вне графика?
Интересуют сотрудники, которые не имеют право использовать отпуск в удобное для них время.
Как оформлять предоставление отпуска вне графика?

Ответ:

Да, предоставление оплачиваемого отпуска вне графика возможно и допустимо в отношении сотрудников, которые не имеют право использовать отпуск в удобное для них время, но только по обоюдному, добровольному желанию обеих сторон.
Алгоритм оформления отпуска вне графика содержится в обосновании.

Обоснование:

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

В целях реализации норм ст. 123 Трудового кодекса РФ в графике отпусков предусматривается графа для заполнения "запланированная дата отпуска".
Запланированную дату отпуска в графике отпусков указывает, утверждает, определяет руководитель организации самостоятельно, не учитывая пожелания работника, за исключением тех категорий работников, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время.
Перечень категорий сотрудников, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время, содержится в справке "Отпуск" системы "Помощник кадровика: Эксперт".

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
В частности, это означает, что сотрудник пойдет в отпуск в запланированную дату отпуска, которая указана в графике отпусков непосредственно руководителем организации.

Между тем, стороны (работник и работодатель) могут договориться о том, что сотрудник пойдет в отпуск в иную дату, отличную от той, что указана в графике отпусков.

Например, сотрудник может написать заявление и попросить работодателя предоставить ему отпуск в незапланированную дату отпуска, указанную в графике отпусков.
Работодатель вправе как согласиться на просьбу работника, так и отказать ему в просьбе, за исключением работников, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время.
Если работодатель согласится выполнить просьбу работника и предоставить ему отпуск не по графику отпусков, а в срок, указанный в его заявлении, то сотруднику предоставляется отпуск вне графика отпусков.

Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска вне графика отпусков по инициативе работника:

• письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск в определенное время, которое не совпадает с датой запланированного отпуска, которая указана в графике отпусков;
• резолюция работодателя на заявлении о согласии предоставить отпуск вне графика, а в дату указанную в заявлении работника;
  В системе "Помощник кадровика: эксперт" содержится информация о резолюции в справке "Требования к реквизитам и бланкам документов"
• приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
• ознакомление сотрудника с приказом о предоставлении отпуска под подпись;
• производится отметка в личной карточке работника о предоставлении отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
• заполняется записка-расчет о предоставлении отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н);
• производится отметка в табеле учета рабочего времени в период отпуска работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н);
• производится отметка в графике отпусков о предоставлении отпуска.
  Ознакомление сотрудника с уведомлением о начале отпуска не менее чем за 2 недели не требуется.

Если работодатель не согласится выполнить просьбу работника и предоставить ему отпуск не по графику отпусков, то сотруднику предоставляется отпуск по графику отпусков, в дату запланированного отпуска, которая указана в графике отпусков.

Так же возможна ситуация при которой работодатель пожелает перенести им же запланированную дату отпуска, указанную в графике отпусков на другой срок.
Однако сделать это можно после 17 декабря только с согласия работника, т.к. график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 Трудового кодекса РФ).
Работник вправе как согласиться на предложение работодателя использовать отпуск вне графика отпусков, так и отказать ему в предложении.

Алгоритм оформления оплачиваемого отпуска вне графика отпусков по инициативе работодателя:

• предложение (письменное или устное) работнику о предоставлении отпуска вне графика отпусков, т.е. не в дату запланированного отпуска, которая указана в графике отпусков;
  Рекомендуем сделать предложение работнику в письменной форме.
• согласие или отказ работника на предложение работодателя;
  Если сотрудник даст отказ на предложение работодателя, то отказ может быть как в устной, так и в письменной форме.
  В случае если сотрудник даст согласие на предложение работодателя, то рекомендуем получить от сотрудника согласие на предложение работодателя в письменной форме.
• приказ о предоставлении оплачиваемого отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
• ознакомление сотрудника с приказом о предоставлении отпуска под подпись;
• производится отметка в личной карточке работника о предоставлении отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
• заполняется записка-расчет о предоставлении отпуска (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н);
• производится отметка в табеле учета рабочего времени в период отпуска работника (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, Приказ Минфина от 30.03.2015 N 52н);
• производится отметка в графике отпусков о предоставлении отпуска.

В системе "Помощник кадровика: Эксперт" содержатся справки "Отпуск", "Предоставление отпуска", "График отпусков", "График отпусков (образец заполнения)", "Алгоритм оформления ежегодного основного оплачиваемого отпуска", а так же консультации:

• Отпуск не по графику отпусков
• Составление графика отпусков
• Рациональное составление графика отпусков

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Майорова Кристина Алексеевна