Учет оплаты услуг связи работником

Вопрос: 

Сотрудник организации со своей (личной) банковской карты оплатил услуги связи, выставленные на организацию. Ранее суммы под отчет выдано не было.

Через какой счет провести выдачу денег сотруднику?

Нужно ли заявление на возмещение расходов от сотрудника?

Какими документами оформить выдачу (служебная записка, авансовый, расходник)?

Ответ: 

В силу пункта 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Следовательно, заявление может не составляться, если подотчетные средства выдаются не наличными деньгами, а перечисляются на карту работника. Именно данное обстоятельство можно использовать организации для устранения проблемы того, что денежные средства заранее выданы не были.

Ввиду сути самой операции ее необходимо оформлять как выдачу денежных средств под отчет, т.к. производится оплата услуг связи, выставленных на организацию. Оплату следует произвести на карту работника (первичным учетным документом будет являться выписка банка по расчетному счету). Счет будет использоваться 51 "Расчетные счета" в корреспонденции с дебетом счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Затем расходы необходимо перенести в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

По факту самой оплаты услуг связи, выставленных на организацию, необходимо оформить авансовый отчет с приложением служебной записки работника, где объясняется, какие суммы и когда были получены/выплачены.

Болдырь А.А.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области бюджетного и налогового законодательства