О заверении копии документа

Вопрос:

Собственники обращаются в управляющую организацию с требованием предоставления актов выполненных работ, должна ли управляющая организация заверять данные акты "копия верна" печать организации и подпись директора или достаточно снять копию и передать не заверяя?

Ответ:

Выдаваемые копии актов выполненных работ должны иметь отметку о заверении.
Отметка о заверении копии акта обеспечивает юридическую значимость этого документа. Только такая копия является надлежаще оформленной и может быть принята судом в качестве письменного доказательства.
Отсутствие заверения лишает копию какого-либо значения для установления (подтверждения) фактов, имеющих юридическое значение.

Обоснование:

Под заверенной копией документа понимается копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Пункт 3.1 (пп.25) ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Акт выполненных работ - это документ, подписанный заказчиком и подрядчиком, в котором фиксируются факт и результаты приемки работы. Обязательное составление акта при приемке работы предусмотрено для договора строительного подряда: согласно пункту 4 статьи 753 ГК РФ сдача результата работ подрядчиком и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами. Дата составления акта позволяет зафиксировать дату приемки работы, которая определяет момент перехода к заказчику риска случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной работы (пункт 1 статьи 705 ГК РФ), а также возникновения на стороне заказчика обязанности уплатить подрядчику обусловленную договором цену (пункт 1 статьи 711 ГК РФ).
Кроме того, акт выполненных работ может быть использован в качестве письменного доказательства в суде. Согласно пункту 2 статьи 71 ГПК РФ письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Соответственно, копии документов, не заверенные надлежащим образом, не могут быть приняты судом в качестве доказательств.

В качестве рекомендаций по надлежащему заверению копий документов возможно использовать правила оформления реквизита "Отметка о заверении копии" на организационно-распорядительных документах. Согласно пункту 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов":
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример -

Верно

Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.
Следует отметить, что надпись о месте хранения подлинники документа оформляется достаточно редко.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Груша Герман Афанасьевич