Наличие и формирование личных дел сотрудников
Вопрос:
Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?
При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?
Ответ:
Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также - на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.
Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: "документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления" (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).
Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.
Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.
Документы следует располагать следующим образом:
- внутренняя опись документов дела
- дополнение к личному листку по учету кадров
- личный листок по учету кадров
- автобиография
- копии документов об образовании
- характеристика
- копия документа об утверждении в должности
- трудовой договор
- копия приказа о приеме на работу
- копии приказов о переводе, поощрениях.
Петросян Э.С.,
эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем "Кодекс"/"Техэксперт"
Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.
Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.