+7 (495)730-07-66
Консультация дня
Наличие и формирование личных дел сотрудниковВсе консультации

Наличие и формирование личных дел сотрудников

Вопрос:

Является ли обязательным наличие и формирование личных дел работников в учреждении?

При их наличии, необходим ли внутренний приказ или иной локальный нормативный акт, регламентирующий порядок ведения и хранения личных дел?

Ответ:

Личное дело - это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

В настоящее время отсутствует правовая база по ведению личных дел. Руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также - на каких работников их заводить. Необходимость ведения личных дел может быть зафиксирована в правилах внутреннего трудового распорядка или в инструкциях по кадровому делопроизводству, а также в приказе руководителя.

Есть фирмы, где вообще не ведут личные дела. Так как личное дело необходимо руководству и специалистам кадровой службы, копии всех документов работника помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого работника. Состав документов, которые помещаются в личные дела, носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: "документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления" (пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, 2002 год).

Правилами делового оборота и практикой выработаны основные требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы следует располагать следующим образом:

  • внутренняя опись документов дела
  • дополнение к личному листку по учету кадров
  • личный листок по учету кадров
  • автобиография
  • копии документов об образовании
  • характеристика
  • копия документа об утверждении в должности
  • трудовой договор
  • копия приказа о приеме на работу
  • копии приказов о переводе, поощрениях.

Петросян Э.С.,

эксперт Линии профессиональной поддержки в области гражданского и трудового правасистем "Кодекс"/"Техэксперт"

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.

Подписаться на рассылку новых консультаций