+7 (495)730-07-66
Консультация дня
Минтруд о подаче работником заявления на увольнение по электронной почте с электронной подписьюВсе консультации

Минтруд о подаче работником заявления на увольнение по электронной почте с электронной подписью

Министерство труда и социальной защиты РФ в Письме от 06.03.2020 года N 14-2/ООГ-1773 отметило, что законодательством не предусмотрена возможность подачи работником заявления об увольнении по собственному желанию по электронной почте с использованием электронной подписи.

Рассмотрим этот вопрос подробнее.   

Обосновывая свою позицию, Минтруд указывает на то, что в настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

В соответствии со ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Такая информация может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ. Исключение составляют случаи, если установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.     

Статья 80 Трудового кодекса РФ, которой регулируется расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию), устанавливает, что работник имеет право предупредить работодателя о своем увольнении в письменной форме не позднее чем за две недели.      

Именно на эти нормы ссылается Минтруд, говоря о том, что направить заявление об увольнении по собственному желанию посредством электронной почты работник не вправе, даже если при этом будет использоваться электронная подпись.      

По мнению Минтруда, главным препятствием в этом случае является требование о наличии бумажного носителя.

Вместе с тем, требование о письменной форме документа не всегда может означать обязательность именно бумажного носителя.

Документы могут создаваться как на бумажном носителе, так и в электронной форме, с соблюдением установленных правил оформления документов (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Одним из основных, обязательных реквизитов документа является текст (раздел 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).      

Как бумажный, так и электронный документ содержат текст.

Обратимся к ГОСТ Р ИСО/МЭК 2382-23-2004:     

  • текст - это данные в форме знаков, символов, слов, фраз, параграфов, предложений, таблиц или их сочетаний, предназначенные для выражения смыслового значения.

Пример - деловое письмо, отпечатанное на бумаге или отображаемое на экране.

Итак, как бумажный, так и электронный документ выполняют одни и те же функции - несут в себе какую-либо информацию, фиксируют тот или иной факт, событие, действие, и могут быть использованы для их подтверждения, обоснования.

Таким образом, устанавливая требование о письменной форме того или иного документа, законодатель, скорее, противопоставляет ее устной форме, чем указывает на разницу между бумажным и электронным документом.

Учитывая вышеизложенное, представляется, что заявление, подписанное электронной подписью и направленное по электронной почте, может считаться равнозначным заявлению, написанному и поданному на бумаге.

Вместе с тем, Минтруд вполне резонно указывает и на проблемы, связанные с электронным кадровым документооборотом: прежде всего, это недостаточное правовое регулирование этого вопроса, отсутствие требований к электронной подписи в отношении именно кадровых документов, а также вопросы, связанные с юридической значимостью электронных документов.

Тем не менее, в условиях стремительного развития информационных технологий можно с уверенностью сказать, что электронный документооборот, в том числе кадровый, в скором времени станет неотъемлемой частью работы организаций и кадровых служб.      

К примеру, в 2018 году уже проводился эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений, в котором участвовали такие организации, как РЖД, Яндекс, Ростелеком, Альфа-Банк и др. В ходе эксперимента в электронный формат переводилась работа с кадровыми документами по заключению трудовых договоров, оформлению отпусков, командировок, ознакомлению работников с локальными нормативными актами, увольнению и т.д.

В настоящее время на рассмотрении в Госдуме РФ находится проект о проведении аналогичного эксперимента в 2020 - 2021 гг. Таким образом, уже сейчас ведется обширная работа по определению и созданию условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой.

Подводя итог, можно сказать, что осуществление электронного документооборота, в частности, подача работником заявления об увольнении по электронной почте, не будет являться нарушением трудового законодательства. Однако важно помнить, что как работник, так и работодатель должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Именно ее использование делает электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.