Какие документы испытательной лаборатории необходимо прошивать

Вопрос:

Какие документы испытательной лаборатории необходимо прошивать, и на основании какого ГОСТа это надо делать?

Ответ:

Прошивка документов, сгруппированных в дела (в соответствии с законодательством об архивном деле), может понадобиться для архивного хранения документов.

Обоснование:

Приказом Минэкономразвития России от 30.05.2014 N 326 утверждены Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации.

Так, в соответствии с пунктом 23.7 Критериев аккредитации, испытательная лаборатория (центр) должна обеспечить систему управления документацией (правил документооборота), которая должна включать в себя в том числе:

• систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями на проведение исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений или принятия решения об отказе в его выдаче;
• правила систематизации и ведения архива документов, в том числе условия передачи документов в архив, условия выдачи документов из архива, сроки хранения в архиве документов (групп документов), правила регистрации документов, поступающих в архив, условия хранения документов.

Прошивка документов необходима для того, чтобы обеспечить их сохранность и/или систематизацию. Прошиваются многостраничные документы. На практике сохранить целостность документов, избежать их случайных потерь необходимо, в частности, при передаче документов на проверку или при архивном хранении (при передаче дел в архив).

Каких-либо специальных правил или инструкций в отношении унифицированного порядка архивирования документов испытательными лабораториями не предусмотрено, поэтому в основе регулирования системы архивирования документов ИЛ лежит законодательство об архивном деле.

Организация обязана обеспечить сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"). При этом установлено, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении документов в упорядоченном состоянии (части 2, 3 статьи 23 Закона N 125-ФЗ). В свою очередь, упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (пункт 17 статьи 3 Закона N 125-ФЗ).

Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Основной единицей учета архивных документов является единица хранения - дело, электронное дело (пункт 3.3 Правил).

При этом оформление дел на бумажном носителе предусматривает (пункт 4.19 Правил):

• подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя дела (приложение N 8);
• составление, внутренней описи документов дела (приложение N 27);
• оформление обложки дела (приложение N 28).

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату (пункт 4.20 Правил).

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела - лист-заверитель дела (приложение N 8) (пункт 4.21 Правил).

Таким образом, передаваемые в архив дела подлежат полному оформлению, которое включает в том числе подшивку (переплет) дела, то есть листов сгруппированных документов.

Кроме того, в части порядка подшивки документов ориентироваться следует на Методические рекомендации Росархива по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (Приложение N 24).

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
     Эксперт Лисицкая Ольга Сергеевна