Как правильно заполнить авансовый отчет при использовании одной корпоративной карты двумя сотрудниками

Вопрос:

Два сотрудника Петров и Иванов находились в командировке. Петров оплатил корпоративной картой организации (выдана на имя Петрова) проживание в гостинице и себя, и за Иванова. Верно ли будет оба счета за проживание в гостинице приложить к отчету Петрова, и необходима ли служебная записка от Петрова с пояснением ситуации? Аванс на командировку сотрудники не получали.

Ответ:

Рассмотрев вопрос, мы пришли к выводу, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (п.26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). К авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты (письмо Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106).

В случае если расходы оплачены с корпоративной банковской карты, выданной на имя подотчетного лица, за другого командированного работник, к авансовому отчету работника-держателя карты необходимо помимо документа об оплате произведенной этой банковской картой приложить Пояснительную записку ее держателя, что подотчетное лицо организации оплатило гостиницу за другого командированного.

Обоснование:

На основании статьи 166 НК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (статья 167 ТК РФ).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки" (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

В соответствии с п.26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В письме Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106 указано, что к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты уполномоченного работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

При этом одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. Кроме того, расходы можно признать и в ситуации, когда услуги за проживание в гостинице оплачивает не сам работник, направленный в командировку, а иное лицо с использованием своей банковской карты. В качестве подтверждения может быть предъявлена расписка того лица, банковской картой которого был оплачен счет гостиницы, или его письмо в адрес организации (письмо ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876).

Следовательно, если расходы оплачены с корпоративной банковской карты, выданной на имя подотчетного лица, за другого командированного работник, к авансовому отчету работника-держателя карты необходимо помимо документа об оплате произведенной этой банковской картой приложить Пояснительную записку ее держателя, что подотчетное лицо организации оплатило гостиницу за другого командированного.

Разъяснения по вопросам подтверждения командировочных расходов также представлены в письмах Минфина России от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65254, от 06.10.2017 N 03-03-06/1/65253.

Служба поддержки пользователей систем "Кодекс"/"Техэксперт"
Эксперт Решетняк Вероника Рифовна