Регистрация
Обновить
*Все поля обязательны
  для заполнения
+7 (495)730-07-66
Консультация дня
Где должны храниться кадровые документыВсе консультации

Где должны храниться кадровые документы

Вопрос:

Где должны храниться следующие документы: заявления сотрудников на увольнение, заявления на отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора?

Ответ:

Заявления сотрудников на увольнение, заявления на отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора могут храниться в личных делах работников (если в организации ведутся личные дела работников) либо в отдельных делах (папках) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства.

Если в организации ведутся личные дела работников, и все вышеперечисленные документы будут храниться в личных делах работников, которые должны передаваться в архив, то соответственно и все входящие в состав личного дела кадровые документы будут храниться в архиве.

В случае, если в организации личные дела работников не ведутся, то вышеперечисленные документы группируются в дела (папки) в соответствии с установленными сроками их хранения, в зависимости от которых:

1) заявления сотрудников на увольнение, соглашения сторон о прекращении трудового договора, а также заявления на следующие виды отпусков:

  • отпуска работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • отпуска по уходу за ребенком;
  • отпуска без сохранения заработной платы

должны храниться в архиве;

2)заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный отпуск могут храниться в структурном подразделении по месту их формирования (в рабочем кабинете) и не передаваться в архив.

Обоснование:

Организация хранения и использования документов в текущей деятельности организации может устанавливаться локальным актом организации (например, инструкцией по делопроизводству, инструкцией по кадровому делопроизводству и др.).

Правила ведения делопроизводства являются рекомендованными и установлены Рекомендациями Росархива от 31.12.2003 "Рекомендации по ведению делопроизводства в организации" (далее - Рекомендации Росархива).

Образующиеся в процессе делопроизводства документы (в т.ч. заявления на увольнение, заявления отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора) помещаются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел текущего делопроизводства.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 6.1.1 Рекомендаций Росархива).

В номенклатуру дел включаются все документы организации, распределенные в дела.

Все дела, как правило, делятся на три группы:

  • дела кратковременного (не более 10 лет) хранения (например, заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск или учебный отпуск);
  • дела долговременного хранения (например, заявления на увольнение, соглашения сторон о прекращении трудового договора, заявления на все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы);
  • дела постоянного хранения.

Обращаю Ваше внимание, что запрещается помещать в одно дело кадровые документы с разными сроками хранения, за исключением личных дел работников (п. 6.2.6 Рекомендаций Росархива).

Сроки хранения кадровых документов утверждены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

В случае, если в Вашей организации ведутся личные дела сотрудников, то заявления на увольнение, заявления на отпуск, соглашения сторон о прекращении трудового договора могут храниться:

  • в личных делах сотрудников;

либо - в отдельных делах (папках).

Итак, если в организации ведутся личные дела работников, и все вышеперечисленные документы будут храниться в личных делах работников, которые должны передаваться в архив, то соответственно и все входящие в состав личного дела кадровые документы будут храниться в архиве.

В случае, если в организации личные дела работников не ведутся, то кадровые документы группируются в дела (папки) в соответствии с установленными сроками их хранения, в зависимости от которых и определяется место их хранения.

Таким образом, заявления сотрудников на увольнение, соглашения сторон о прекращении трудового договора, а также заявления на следующие виды отпусков:

  • отпуска работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • отпуска по уходу за ребенком;
  • отпуска без сохранения заработной платы

должны храниться в архиве.

Заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск и заявления на учебный отпуск могут храниться в составе сформированных дел (папок) в структурном подразделении (в рабочем кабинете) и не передаваться в архив.

Пермитина Дарья Сергеевна

эксперт Службы поддержки пользователей

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.

Подписаться на рассылку новых консультаций