+7 (495)730-07-66
Консультация дня
Трудовая книжкаВсе консультации

Если при приеме на работу заведена новая трудовая книжка, а потом сотрудник принес старую

Вопрос:

Зачастую происходят такие ситуации, когда мы берём сотрудника на работу, заводим новую трудовую книжку, а спустя год сотрудник находит старую трудовую книжку. Мы в этом случае не принимаем старую трудовую книжку в работу и продолжаем вести новую. Правильно ли мы делаем? Как надо поступать в такой ситуации?

Ответ:

Да, не принимая старую трудовую книжку в работу и продолжая вести новую трудовую книжку, Вы поступаете правильно.

В описываемой Вами ситуации Вы можете пойти навстречу сотруднику, оформив ему дубликат старой трудовой книжки, в который будут внесены записи о прежней трудовой деятельности работника (записи из старой и новой трудовых книжек), но только при условии, что найденная работником трудовая книжка пришла в негодность.

Обоснование:

В случае, если гражданин потерял трудовую книжку, у него есть право:

  • либо получить у нового работодателя новую трудовую книжку, подав заявление с просьбой ее оформить (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) (ст. 65 Трудового кодекса РФ);

    В новую трудовую книжку не вносятся записи о прежней трудовой деятельности.

  • либо обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата трудовой книжки, подав заявление с просьбой  оформить дубликат трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных  Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения и хранения трудовых книжек).

    В дубликат трудовой книжки вносятся записи о прежней трудовой деятельности.

По смыслу ст. 66 Трудового кодекса  РФ, а также Правил ведения и хранения трудовых книжек, предполагается, что у работника должна быть только одна трудовая книжка, в которую работодателем по основному месту работы вносятся сведения о работе.

Указаний относительно того, как поступать работодателю, которому работник предоставляет еще одну трудовую книжку (например, ранее им утерянную), законодательство РФ не дает.

Вместе с тем, трудовое законодательство РФ не предусматривает ведения нескольких трудовых книжек одновременно.

По нашему мнению, именно новая трудовая книжка, которую оформил работодатель на основании заявления по причине потери старой трудовой книжки, и должна храниться у работодателя в период действия трудового договора с этим работником.

Обращаю Ваше внимание, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

В описываемой Вами ситуации, не принимая старую трудовую книжку в работу и продолжая вести новую трудовую книжку, Вы поступаете правильно, т.е. действуете в рамках действующего трудового законодательства РФ.

При этом Вы можете пойти навстречу сотруднику, которому Вы уже оформили новую трудовую  книжку, Вы можете, оформив ему дубликат старой трудовой книжки, в который будут внесены записи о прежней трудовой деятельности работника (включая и запись по последнему месту работы в Вашей организации).

Но сделать это Вы можете только при соблюдении следующих условий:

  • работник пишет заявление на выдачу ему дубликата трудовой книжки;
  • старая (найденная) трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.) (п. 33 Правила ведения и хранения трудовых книжек).

В этом случае не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления Вы выдаете работнику дубликат трудовой книжки на основании старой (найденной) трудовой книжки, которая пришла в негодность, и новой трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Пермитина Дарья Сергеевна 

Эксперт Службы поддержки пользователей

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник кадровика» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.

Подписаться на рассылку новых консультаций