Консультация дня
Расходы на ГСМВсе консультации

Расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли

Вопрос:

Организация на УСН. Сотрудники используют авто для перемещения по клиентам. Авто оформлены на организацию по договорам аренды. Для списания ГСМ оформляются путевые листы (Типовая межотраслевая форма N 3, утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78). Сотрудники работают на разных должностях, но не водители, в трудовом договоре не прописан разъездной характер работы. Организация списывает ГСМ и не облагает данный расход НДФЛ. Отметки мед. работника нет. Что следует из данной ситуации: имеем ли право списывать ГСМ, правомерно ли не удерживается НДФЛ, и если нет, какие штрафы от ИФНС можно ожидать? И как лучше поступить в данной ситуации? (Сотрудники разбросаны по области, выезжают не каждый день и не всегда с утра пользуются авто, поэтому держать в штате медработника и даже по договору не имеется возможности.)

Ответ:

По указанным вопросам вероятны споры с налоговыми органами (см. обоснование вывода).

Обоснование:

Во исполнение части 1 статьи 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и Порядка заполнения путевых листов" утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. В Обязательных реквизитах установлено, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица, эксплуатирующие в том числе легковые автомобили.

В пункте 7 Обязательных реквизитов указан такой обязательный реквизит путевого листа, как сведения о водителе, которые включают в себя фамилию, имя, отчество водителя и дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. При этом даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества (пункт 16 Обязательных реквизитов).

Следовательно, для учета транспортными организациями расходов на ГСМ путевой лист с обязательными отметками предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей является обязательным документом.

При этом использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные предприятия.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Организация, не являющаяся автотранспортной, вправе разработать свою форму путевого листа (часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), а также дополнительно подтвердить правомерность списания горюче-смазочных материалов иными документами (приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т.п.).

Кроме того, по мнению, выраженному в письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, порядок, утвержденный приказом N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта. Организации, на которые положения приказа N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. При составлении таких документов могут использоваться, в частности, данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

Однако желательно, чтобы даже самостоятельно разработанный компанией путевой лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные приказом N 152 (см., например, письмо Минфина РФ от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Кроме того, обращаем внимание, согласно статье 213 ТК РФ работники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, проходят за счет средств работодателя обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Статьей 20 Федерального закона от 10.12.95 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" на работодателей возложена обязанность организовывать проведение обязательных медицинских осмотров водителей.

Полагаем, что под водителем здесь следует понимать любое лицо, управляющее транспортным средством организации, имеющее на это специальное право.

Следовательно, медосмотры должны проходить не только штатные водители организации, но и все сотрудники, использующие в работе служебные автомобили.

Поэтому даже если в самостоятельно разработанном организацией (которая не является автотранспортной, а работники, использующие в служебных целях автомобили которой не состоят на должностях водителей) путевом листе отсутствуют даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, то вероятны споры с налоговыми органами о правомерности подтверждения расходов на ГСМ - при отсутствии надлежащим образом оформленных путевых листов расходы на ГСМ становятся недостаточно обоснованными и не учитываются налоговым органом при исчислении налога на прибыль.

Что касается НДФЛ, то в случае, если налоговый орган признает расходы на ГСМ не подтвержденными (в связи с ненадлежащим оформлением путевых листов), то использование сотрудником служебного транспорта может быть расценено как использование автомобиля в личных целях, что означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Соответственно, налоговый орган вправе потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме (статья 211 НК РФ, письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243).

Лисицкая О.С.,

эксперт по гражданскому, корпоративному и трудовому праву

Данная консультация бесплатно предоставлена пользователю профессиональной справочной системы «Кодекс: Помощник бухгалтера» в рамках стандарта обслуживания.

Настоящий материал является ответом на частный запрос и может утратить свою актуальность в связи с изменением законодательства.